En tant que blogueuse professionnelle, les emails s’accumulent vite entre les clients, les prospects, les élèves si vous en avez, les demandes d’articles invités, les newsletters, etc. Or, la création de contenus et la promotion de vos offres sont primordiales pour pérenniser votre activité. Et être submergée de messages à traiter chaque jour est chronophage et vous empêche de vous concentrer sur l’essentiel. Dans cet article, vous allez voir comment organiser votre boîte mail professionnelle et comment gérer vos emails professionnels !

Pourquoi optimiser la gestion des emails ?

Un gain de temps considérable

Se concentrer sur une seule tâche à la fois, c’est gagner du temps et être plus productive. À force d’être constamment sursollicitée, vous risquez de passer deux ou trois fois plus de temps sur Gmail que sur les tâches qui apportent directement de la valeur à votre business. En plus de vous libérer du temps, consulter une boîte mail rangée vous aidera à mieux retenir les informations de votre journée, car vous serez plus concentrée sur les tâches importantes. Mais il existe une autre raison pour laquelle vous souhaitez peut-être mieux gérer cette partie de votre activité.

Un geste écologique

Si vous êtes comme moi, l’écologie fait peut-être partie des choses qui vous tiennent à cœur (même dans votre activité). Saviez-vous qu’un email consommait autant d’énergie que si vous allumiez une ampoule basse consommation pendant une heure ? 

En effet, les data centers produisent de l’énergie pour stocker les emails que vous et moi envoyons chaque jour. Leur contenu, et plus particulièrement l’ajout de pièces jointes, augmente la consommation d’énergie ainsi que les envois groupés vers plusieurs destinataires. Réduire les échanges sur Gmail ou Outlook, c’est donc faire un geste écologique pour la planète !

Organiser SES boîtes mail

Si vous êtes blogueuse professionnelle ou entrepreneure sur internet, je suis persuadée que vous avez plusieurs boîtes mails à gérer :

  • une pour votre adresse personnelle
  • un pour votre adresse professionnelle,
  • une pour votre site,
  • une pour votre plateforme de formation,
  • etc.

Là, vous avez le choix de répondre aux emails de chacune d’entre elles à la suite, ou bien de les regrouper. C’est d’ailleurs pratique d’être sur IOS puisque l’application Mail est justement faite pour ça. Il vous suffit d’ouvrir l’app, aller dans Mail > Préférences… > Comptes, puis de cliquer sur le petit “+” en bas à droite de votre fenêtre.

Aujourd’hui, la plupart des services de messagerie proposent la fonction permettant de centraliser toutes vos boîtes de réception.

Créer des catégories

Voici les principales catégories disponibles et utiles dans Gmail :

  • boîte de réception,
  • spam,
  • messages envoyés,
  • important,
  • corbeille,
  • tous les messages,
  • etc.

Les catégories, tags ou libellés permettent d’effectuer un premier tri pour organiser votre boîte mail professionnelle. Néanmoins, je vous conseille de créer des catégories sur mesure, pour votre business. On pourrait par exemple imaginer une catégorie par client (c’est personnellement ce que j’ai choisi), ou encore pour les questions relatives à vos différentes formations : “Formation A”, “Formation B”. Créer des catégories pour vos prospects peut également servir votre Customer Care si vous y êtes adepte, en regroupant tous les échanges au même endroit. L’avantage ? Plus besoin de remonter les pages d’emails pour chercher une donnée ! il vous suffit de consulter le dossier en question.

Éviter de faire de sa boîte mail une base de données

L’un des problèmes d’une mauvaise gestion des emails est que l’on perd facilement des infos importantes. Exemple : vous avez perdu les coordonnées d’un prospect ou vous ne retrouvez plus votre numéro d’imposition ? Mon conseil pour régler ce problème est d’extraire les informations importantes de vos emails et de les relayer dans votre base de données dès que possible.

💡 N’hésitez pas à utiliser un outil comme Notion pour créer votre base de données. L’outil ne paraît pas très intuitif au début, mais il se révèle très efficace pour stocker, classer et organiser ses données.

C’est simple dit comme cela, mais alors, pourquoi est-ce si difficile à mettre en place ?

Quand on n’a pas de méthode de tri efficace, le moindre petit effort pour changer une habitude nous paraît inutile. On se dit que ce mail que l’on déplace ne changera pas l’engorgement de notre boîte de réception parce qu’on ne voit pas les résultats assez rapidement.

Il faut se dire que même si se créer une nouvelle habitude prend du temps, vous en gagnerez par la suite ! 😊

La méthode Trusted Trio pour organiser sa boîte mail professionnelle

La méthode du trio de confiance est spécialement conçue pour la gestion des emails. Elle permet de faire en sorte que les choses soient faites jusqu’au bout. Voici les 3 phases de la méthode :

Action

Lorsque vous recevez des emails, ceux-ci atterrissent directement dans votre boîte de réception. Pour éviter l’accumulation, je vous invite à traiter ce flux en deux étapes :

  • répondre aux emails rapides s’ils prennent moins de 2 minutes,
  • planifier la réponse aux emails plus longs qui prennent plus de 2 minutes, ou qui nécessitent une action supplémentaire de votre part, comme chercher un document ou une info.

Une fois que vous avez répondu à un email, supprimez-le ou archivez-le.

Archive

Certains emails peuvent s’avérer utiles dans le temps. Vous aurez par exemple besoin de conserver certains comptes-rendus de réunion ou des accès personnels. Dans ce cas, n’hésitez pas à les archiver (ce n’est pas parce que l’on vise l’inbox 0 qu’il faut prendre le risque de supprimer des données précieuses ! 😁).

En attente

Si vous attendez une réponse à un email auquel vous avez déjà envoyé une réponse, créez un dossier « en attente » dans lequel vous pourrez le déplacer. Par exemple, si vous avez demandé à une collègue blogueuse sur quel sujet elle souhaite écrire son article invité sur votre blog, placez-le dans le dossier « en attente » pour ne plus l’avoir sous les yeux. Collez-y tous les autres emails qui nécessitent un retour. C’est pratique d’avoir une catégorie à part pour ces emails « à moitié » traités 😉 Vous épurez ainsi votre boîte mail et votre cerveau !

Se désabonner des newsletters

Je ne sais pas vous, mais les newsletters, pour c’est un peu “fuis-moi je te suis, suis-moi je te fuis”. J’adore en consommer, mais parfois je ne vais pas en lire pendant 3 semaines. En réalité, je pense qu’une partie des newsletters que l’on reçoit est utile, que ce soit pour apprendre de nouvelles choses ou avoir une source d’inspiration. Mais toutes ne le sont pas ! Je vous conseille de vous désinscrire des listes emails que vous ne lisez plus.

Regardez les newsletters que vous n’avez pas ouvertes depuis un mois ou plus (je sais, ça en fait peut-être un paquet !) et cliquez sur le lien en bas de l’une d’entre elles pour vous désabonner des contenus.

💡 L’outil Cleanfox a d’ailleurs été créé justement pour se désabonner des newsletters en masse.

Ne pas se mettre la pression

L’inbox zéro est plus une sorte de guide ou d’idéal que de réel objectif à atteindre. Ne vous mettez pas la pression ! Il y a toujours un courriel auquel vous n’avez pas encore donné de réponse, un mot de remerciement d’une de vos élèves que vous n’avez pas envie de supprimer… Et c’est ok !

C’est un peu comme si vous vouliez vider entièrement votre maison et espérer pouvoir continuer d’y habiter, c’est impossible !

Ce n’est pas grave d’avoir une boîte mail un peu en bazar de temps en temps 😊

Comment organiser sa boîte mail professionnelle en Bref

Vous l’aurez compris pour gérer au mieux ses emails, il est primordial de miser sur une méthode d’organisation et de travail. Celle du Trusted Trio est simple, efficace et facile à mettre en place. Il est également nécessaire de créer une base de données en dehors de votre boîte de réception où vous pourrez retrouver certaines infos. Créer des catégories ou libellés est aussi un excellent moyen d’y voir plus clair dans vos emails !

Comment gérer ses mails professionnels ?

Consulter sa boîte mail 3 fois par jour

J’ai encore des difficultés à appliquer ce conseil, mais il me fait gagner un temps précieux : celui de consulter ma boîte de réception 2 à 3 fois par jour maximum !

On a souvent tendance à consulter sa messagerie « au cas où ». En réalité, le « au cas où » ne se produit qu’une fois sur 50. Et quand bien même on vous contacterait, répondre le lendemain n’est vraiment pas dramatique ! De plus, les personnes qui peuvent avoir besoin de vous en cas d’urgence ont certainement votre numéro de téléphone personnel. Et même s’il est important d’apporter des réponses rapides – toutes plateformes confondues – si l’on veut avoir un business customer care-friendly, les emails peuvent réellement devenir chronophages lorsque l’on s’y attarde trop.

Bloquez par exemple dans votre agenda 2 plages horaires auxquelles vous aurez la possibilité de consulter vos messages. Pour mettre en place cette méthode de travail plus facilement, je vous invite à désinstaller l’application de messagerie – si vous en avez une – de votre smartphone. La possibilité d’être contactée à toute heure de la journée ne vous permet jamais vraiment de déconnecter. Et bien sûr je ne vous apprends rien : faire des pauses est extrêmement important lorsque l’on est entrepreneure ! Elles vous permettent de prendre du recul sur votre business et de vous ressourcer.

Consulter les mails urgents et importants

Lorsque je consulte mes emails le matin, je ne clique pas sur le premier arrivé, je vais au plus important. Comment savoir quel courriel passe avant un autre ? Tout simplement grâce au nom du contact et à l’objet. En me connectant à Gmail, je consulte par ordre de priorité les emails suivants :

  • messages de clients,
  • messages de prospects,
  • messages administratifs/sur la gestion (impôts, Urssaf, etc.),
  • newsletters,
  • autre.

Je reporte la réponse à ces emails en fonction de ma journée.

Faire le tri régulièrement

Arriveriez-vous à travailler dans une pièce remplie d’affaires en tout genre, où circuler serait impossible tant le sol est recouvert d’objets improbables et qui n’ont rien à faire ici ? No way !! C’est exactement pareil pour votre boîte de réception. Je vous présente mon ancienne méthode de tri :

  • Chaque dimanche soir, je m’attelais au traitement de mes emails en profondeur. Pour éviter de déranger mes interlocuteurs, je programmais généralement mes réponses pour le lendemain matin. Je regardais tous les messages reçus dans la semaine et voyais si je n’avais pas oublié des choses moins urgentes (les mails qui ne nécessitaient pas de réponse dans la journée). L’objectif ? Épurer ma messagerie pour repartir sur de bonnes bases (et me rapprocher de l’inbox zéro par la même occasion !).

Je dis “anciennement”, car j’essaye désormais de ne pas travailler le week-end. Mais le tri en profondeur de votre boîte mail est important pour ne pas prendre de retard ou passer à côté d’infos importantes, peu importe à quel moment de votre semaine 😊

Oser dire non

Ça vous est peut-être déjà arrivé de recevoir un email d’une personne qui vous demande conseil, qui vous contacte pour vous parler d’elle, etc. Même si papoter ne vous dérange pas, ça peut vous faire perdre un temps fou. Comment faire pour ne pas perdre trop de temps à répondre à ces emails ?

💡 Comme le conseille l’entrepreneure Doriane Baker spécialisée dans le Customer Care ou relation clients en français, il est important de répondre honnêtement à votre interlocuteur. N’hésitez pas à lui expliquer que vous n’avez pas le temps ou même l’envie de discuter avec elle/lui, là maintenant ou de ce sujet. Si vous expliquez les choses à cette personne, elle devrait pouvoir le comprendre 😊 Vous pouvez aussi l’inviter à vous rejoindre directement sur les réseaux sociaux comme Instagram pour communiquer plus facilement.

Ne pas s’étaler

Quoiqu’il en soit, évitez de relancer la conversation et ne vous étalez pas sur le sujet. Vous pouvez être gentille tout en étant ferme ! Autre conseil qui a bien sa place ici : ne répondez pas aux réponses de vos réponses ! Ex. : vous avez envoyé un document à votre élève, et elle vous en remercie. Vous n’avez donc pas besoin de lui renvoyer à votre tour un “pas de soucis”.

Déléguer la gestion de ses emails

Il est possible que même en appliquant ces astuces, vous ne parvenez pas à réduire le temps que vous passez sur vos emails. Dans ce cas, vous êtes sûrement arrivée au moment où déléguer serait plus opportun pour vous et votre activité. En plus de vous faire gagner du temps, la délégation vous permet de diminuer votre charge mentale associée au numérique et aux différentes sollicitations. Vous avez la possibilité de créer une adresse administrateur sur certaines messageries comme Gmail. Autrement, vous pouvez communiquer vos accès à votre assistant web ou à une personne spécialisée dans le support clients, ou même le customer care.

Comment gérer ses mails professionnels ? Ce qu’il faut retenir

Il est préférable de limiter la consultation des emails à trois fois par jour et de le faire par ordre de priorité. On peut se laisser submerger par les messages, mais il ne faut pas hésiter à faire du tri et à réfléchir à son organisation.

J’espère que vous aurez obtenu toutes les réponses attendues. N’hésitez pas à me poser vos questions en commentaire ou à me dire si vous aussi vous avez des astuces à partager !

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