Comment gérer ses mails professionnels ?

Consulter sa boîte mail 3 fois par jour

J’ai encore des difficultés à appliquer ce conseil, mais il me fait gagner un temps précieux : celui de consulter ma boîte de réception 2 à 3 fois par jour maximum !

On a souvent tendance à consulter sa messagerie « au cas où ». En réalité, le « au cas où » ne se produit qu’une fois sur 50. Et quand bien même on vous contacterait, répondre le lendemain n’est vraiment pas dramatique ! De plus, les personnes qui peuvent avoir besoin de vous en cas d’urgence ont certainement votre numéro de téléphone personnel. Et même s’il est important d’apporter des réponses rapides – toutes plateformes confondues – si l’on veut avoir un business customer care-friendly, les emails peuvent réellement devenir chronophages lorsque l’on s’y attarde trop.

Bloquez par exemple dans votre agenda 2 plages horaires auxquelles vous aurez la possibilité de consulter vos messages. Pour mettre en place cette méthode de travail plus facilement, je vous invite à désinstaller l’application de messagerie – si vous en avez une – de votre smartphone. La possibilité d’être contactée à toute heure de la journée ne vous permet jamais vraiment de déconnecter. Et bien sûr je ne vous apprends rien : faire des pauses est extrêmement important lorsque l’on est entrepreneure ! Elles vous permettent de prendre du recul sur votre business et de vous ressourcer.

Consulter les mails urgents et importants

Lorsque je consulte mes emails le matin, je ne clique pas sur le premier arrivé, je vais au plus important. Comment savoir quel courriel passe avant un autre ? Tout simplement grâce au nom du contact et à l’objet. En me connectant à Gmail, je consulte par ordre de priorité les emails suivants :

  • messages de clients,
  • messages de prospects,
  • messages administratifs/sur la gestion (impôts, Urssaf, etc.),
  • newsletters,
  • autre.

Je reporte la réponse à ces emails en fonction de ma journée.

Faire le tri régulièrement

Arriveriez-vous à travailler dans une pièce remplie d’affaires en tout genre, où circuler serait impossible tant le sol est recouvert d’objets improbables et qui n’ont rien à faire ici ? No way !! C’est exactement pareil pour votre boîte de réception. Je vous présente mon ancienne méthode de tri :

  • Chaque dimanche soir, je m’attelais au traitement de mes emails en profondeur. Pour éviter de déranger mes interlocuteurs, je programmais généralement mes réponses pour le lendemain matin. Je regardais tous les messages reçus dans la semaine et voyais si je n’avais pas oublié des choses moins urgentes (les mails qui ne nécessitaient pas de réponse dans la journée). L’objectif ? Épurer ma messagerie pour repartir sur de bonnes bases (et me rapprocher de l’inbox zéro par la même occasion !).

Je dis « anciennement », car j’essaye désormais de ne pas travailler le week-end. Mais le tri en profondeur de votre boîte mail est important pour ne pas prendre de retard ou passer à côté d’infos importantes, peu importe à quel moment de votre semaine 😊

Oser dire non

Ça vous est peut-être déjà arrivé de recevoir un email d’une personne qui vous demande conseil, qui vous contacte pour vous parler d’elle, etc. Même si papoter ne vous dérange pas, ça peut vous faire perdre un temps fou. Comment faire pour ne pas perdre trop de temps à répondre à ces emails ?

💡 Comme le conseille l’entrepreneure Doriane Baker spécialisée dans le Customer Care ou relation clients en français, il est important de répondre honnêtement à votre interlocuteur. N’hésitez pas à lui expliquer que vous n’avez pas le temps ou même l’envie de discuter avec elle/lui, là maintenant ou de ce sujet. Si vous expliquez les choses à cette personne, elle devrait pouvoir le comprendre 😊 Vous pouvez aussi l’inviter à vous rejoindre directement sur les réseaux sociaux comme Instagram pour communiquer plus facilement.

Ne pas s’étaler

Quoiqu’il en soit, évitez de relancer la conversation et ne vous étalez pas sur le sujet. Vous pouvez être gentille tout en étant ferme ! Autre conseil qui a bien sa place ici : ne répondez pas aux réponses de vos réponses ! Ex. : vous avez envoyé un document à votre élève, et elle vous en remercie. Vous n’avez donc pas besoin de lui renvoyer à votre tour un “pas de soucis”.

Déléguer la gestion de ses emails

Il est possible que même en appliquant ces astuces, vous ne parveniez pas à réduire le temps que vous passez sur vos emails. Dans ce cas, vous êtes sûrement arrivée au moment où déléguer serait plus opportun pour vous et votre activité. En plus de vous faire gagner du temps, la délégation vous permet de diminuer votre charge mentale associée au numérique et aux différentes sollicitations. Vous avez la possibilité de créer une adresse administrateur sur certaines messageries comme Gmail. Autrement, vous pouvez communiquer vos accès à votre assistant web ou à une personne spécialisée dans le support clients, ou même le customer care.

Comment gérer ses mails professionnels ? Ce qu’il faut retenir

Il est préférable de limiter la consultation des emails à trois fois par jour et de le faire par ordre de priorité. On peut se laisser submerger par les messages, mais il ne faut pas hésiter à faire du tri et à réfléchir à son organisation.

J’espère que vous aurez obtenu toutes les réponses attendues. N’hésitez pas à me poser vos questions en commentaire ou à me dire si vous aussi vous avez des astuces à partager !

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2 messages sur “Comment Organiser sa Boîte Mail Professionnelle ? Astuces & Conseils”

  1. Awsome post and straight to the point. I dont know if this is actually the best place to ask but do you folks have any thoughts on where to employ some professional writers? Thank you 🙂

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