Le métier d’assistante virtuelle freelance est en vogue depuis quelques années. À l’heure où j’écris ces lignes, le marché a explosé et la demande d’AV pour les entrepreneurs et entrepreneuses est grandissante. En me renseignant moi aussi quand je souhaitais sauter le pas, j’ai vu que les sites web avaient tous une vision différente de ce nouveau métier en ligne. On parle souvent de ses avantages, mais pas assez de ce qu’il faut pour devenir assistante virtuelle freelance. On voit le côté bling-bling et digital nomad de la liberté de l’entrepreneuriat, mais pas l’organisation nécessaire pour percer en tant qu’indépendant sur le web. Je vous propose un article complet et en toute transparence pour savoir si oui ou non vous êtes fait pour ce métier, et enfin prendre votre décision. Je tiens quand même à faire un petit point sur les avantages, parce qu’il y en a !
Les avantages du métier d’assistante virtuelle
Pourquoi devenir assistante virtuelle freelance ? S’il existe un tas d’autres métiers du web pour aider les entrepreneurs ou les entreprises en ligne, celui d’assistant virtuel a la particularité d’être touche-à-tout !
La polyvalence des missions
C’est bien le premier point qui vous intéressera si vous avez tendance à aimer gérer un tas de missions différentes ! Des tâches administratives à la gestion de réseaux sociaux ou au référencement naturel, il n’y a pas un jour où l’on peut vraiment se lasser dans ce métier. Quand j’ai démarré mon ancienne activité de rédactrice web freelance, c’est exactement ce qu’il s’est passé : j’ai rapidement commencé à m’ennuyer tant les missions étaient sensiblement les mêmes :
- rédaction,
- recherches,
- optimisation SEO,
- recherche d’images,
- … et c’est à peu près tout.
C’est la première raison pour laquelle j’ai décidé de devenir assistante virtuelle freelance. J’exerce ce métier depuis maintenant plus d’un an et… Je sais qu’il peut se passer des années avant que je change à nouveau d’activité. C’est l’avantage quand on aime toucher à tout : on ne s’ennuie jamais.
À Propos de Jeune Entrepreneuse
Le statut de freelance
Un autre avantage non négligeable du métier d’assistante web est que bien souvent, c’est une activité que l’on exerce en étant travailleur indépendant. Il faut bien sûr…
- gérer son activité de A à Z,
- trouver des clients,
- travailler sa communication,
- s’occuper de l’administratif…
Mais ces micro-inconvénients ne sont rien à côté de la liberté qu’offre le freelancing, surtout si vous êtes comme moi et que vous aimez gérer votre temps. En ayant des horaires assouplis et un emploi du temps sur-mesure, vous pouvez gagner en indépendance en travaillant depuis chez vous. En tant que freelance, vous avez aussi la possibilité de choisir la charge de travail que vous souhaitez avoir !
Il y a quelque temps, une personne m’a contactée sur Instagram pour me demander si devenir assistante virtuelle freelance était adapté dans son cas, étant donné qu’elle avait des problèmes de santé et avait besoin de travailler à son rythme. Et bien sûr, c’est possible ! Je suis moi-même dans ce cas et travailler à domicile a véritablement facilité mon accès à la vie active. Je peux choisir mon emploi du temps et lever le pied si nécessaire, alors qu’en étant salariée j’étais contrainte de respecter certains horaires et d’être présente 35h par semaine, même si j’avais terminé mon travail.
Bien sûr, le freelancing a d’autres inconvénients, comme la charge mentale de tout gérer et le stress d’avoir sa propre entreprise. Je vous rassure, tout ça s’apprend au fil du temps, avec l’expérience ou en se faisant accompagner si vous en ressentez le besoin.
L’aventure entrepreneuriale
S’il y a bien une expérience que je conseille aux personnes avides de nouvelles expériences, c’est l’entrepreneuriat. Je n’ai reçu aucune leçon de développement personnel plus forte que de créer ma boîte. Timide et introvertie, j’ai dû surmonter ma peur du regard des autres pour trouver des clients et oser me mettre en avant. C’est une expérience richissime qui m’a clairement aidée à me forger un caractère plus affirmé que je ne pouvais l’être auparavant. Rien que pour ça, je le referais mille fois !
Entreprendre est une aventure incroyable. Vous travaillez sur votre passion, vous rencontrez de nouvelles personnes, vous vous remettez en question, vous sortez de votre zone de confort, vous découvrez le monde sous un autre angle, et j’en passe… C’est un changement de vie à 360 degrés !
L’expertise accumulée
En vous formant pour devenir assistante virtuelle freelance, vous allez probablement travailler avec et pour des web-entrepreneurs. Et quoi de mieux que de travailler au plus près de personnes expertes dans leur domaine pour améliorer vos compétences de cheffe d’entreprise ? En travaillant sur vos missions clients, vous verrez que vous allez rapidement développer vos talents et vos appétences. Ce qui vous fera évoluer plus vite, plus facilement, et peut-être même plus loin.
Vivre de sa passion
Vous êtes passionnée par le digital, le blogging et le business en ligne ? N’attendez plus pour vivre de votre passion au quotidien. Avant de me lancer en freelance en 2019, je pensais que c’était trop beau pour être vrai. Ce qui est génial avec le métier d’assistant virtuel, c’est que l’on peut vraiment exploiter tous les champs de notre passion et se découvrir des appétences particulières pour des domaines que l’on ne soupçonnait pas.
J’ai découvert que j’adorais mettre en forme des articles de blog, alors que la plupart de mes clientes s’ennuient en réalisant cette tâche. Je suis aussi fan de montage vidéo et de relecture et programmation de contenu. Créer des épingles Pinterest est sans doute ce qui me met le plus en joie – et j’adore le SEO. Et tout le monde n’aime pas ça, loin de là !
De mon côté, je suis très heureuse de faire ces missions et de pouvoir aider en exploitant ma zone de génie à son maximum. Si vous êtes spécialisée dans un domaine précis, c’est quelque chose que vous pouvez mettre en avant dans votre communication pour attirer des clients dans les domaines dans lesquels vous souhaitez vous investir.
Maintenant que nous avons vu ensemble les principaux avantages de devenir assistante virtuelle freelance, passons aux compétences requises pour exercer ce métier. 😊
Quelles compétences pour devenir assistant web ?
Quelques prérequis sont à valider avant de faire votre choix.
Orthographe
C’est bien connu, l’orthographe est l’une des principales qualités des assistantes virtuelles et même des assistantes tout court ! Dans l’imaginaire collectif, les secrétaires sont celles qui rédigent les courriers et répondent aux emails de leurs patrons (quel cliché !).
Les assistantes virtuelles en freelance :
- rédigent des articles de blog pour leurs clients,
- créent du contenu pour le web,
- s’occupent des sous-titres vidéo pour YouTube,
- etc.
L’orthographe est primordiale si vous voulez être assistante. Ne vous méprenez pas, vous trouverez certainement des coquilles sur ce blog. 😉
L’organisation
Comme tout freelance, les assistantes virtuelles sont là pour aider leurs client.e.s dans leur activité. Mais si vous commencez à aider plusieurs webentrepreneurs et à gérer plusieurs missions différentes, vous allez devoir être au clair sur votre organisation. Je ne suis pas là pour vous dire de faire votre emploi du temps mensuel et de remplir toutes vos journées sans possibilité de laisser des plages pour les imprévus ! Mais plutôt pour vous faire prendre conscience de savoir où vous en êtes avec chacun de vos clients. Si j’ai un seul conseil à vous donner, c’est de toujours garder une petite longueur d’avance, surtout si vous commencez, comme vos clients, à manquer de temps pour gérer vos missions. Essayez au maximum d’avoir une trace écrite de vos tâches, de vos impératifs et de vos projets pour ne pas perdre le fil.
Le sens du service
On pourrait aussi l’appeler envie de bien faire ou altruisme : le don de soi est important en tant qu’assistante, car c’est un peu le ciment de votre activité. C’est ce qui va vous permettre d’aider vos clients à tout moment, de donner le meilleur de vous-même et de garder cette activité un bon bout de temps ! Que ce soit pour les aider à gagner du temps, ou alors les guider dans la construction d’une nouvelle offre, l’envie d’aider est quelque chose que l’on retrouve fréquemment dans ce métier, et c’est aussi ce qui fait que vous allez faire la différence.
La curiosité
En tant que touche-à-tout, la curiosité naturelle est de rigueur pour aider vos clients et résoudre des problèmes. Vous risquez de passer un certain temps sur Google pour trouver des solutions, faire votre veille ou apprendre de nouveaux concepts. Et le nombre de compétences que vous aurez développées nécessiteront toujours des précisions que heureusement, les moteurs de recherches peuvent vous apporter.
Comment devenir assistante virtuelle freelance ?
Passons aux choses sérieuses !
S’il n’existe pas de diplôme obligatoire, le métier d’assistante virtuelle nécessite dans presque tous les cas de suivre une formation complète pour… Assurer avec ses clients !
Je vous présente la formation que j’ai personnellement suivie et qui m’a amenée là où j’en suis aujourd’hui :
Formation Assistant Blogueur
Marie Di Maggio a créé cette incroyable formation en 2020. Je dis incroyable, parce que c’est tout simplement la meilleure formation que j’ai suivie ! Que ce soit en termes de qualité, d’accompagnement et de richesse de l’information. Dans ce programme en ligne de 4 mois, Marie nous partage tout ce qu’elle a appris en 2 ans d’assistanat virtuel !
Et ce qui, de mon point de vue est encore mieux, c’est qu’il dépasse clairement les attentes habituelles d’une formation classique. Oui, on apprend le métier d’assistant virtuel, mais on apprend SURTOUT à réussir en freelance ! Et ça, ça n’a pas de prix.
Marie a pensé à tous les obstacles que l’on peut rencontrer quand on est à son compte : comment trouver des clients ? comment être motivée sur le long terme ?
Vous êtes accompagnée de A à Z avec les coachings de groupe et la plateforme Slack sur laquelle vous pouvez échanger et partager vos problématiques directement en messages.
Vous apprenez à comprendre le métier d’infopreneur et de blogueur professionnel, l’écosystème d’un business sur le web, la gestion des réseaux sociaux et le référencement naturel (que ce soit sur Google, Pinterest ou YouTube !). Vous verrez également comment vous organiser en freelance, gérer vos clients, etc.
Si vous voulez vous lancer dans l’aventure de devenir assistante virtuelle en suivant ce programme, c’est par ici :
Devenir assistante web en autodidacte
Bien que je ne vous conseille pas cette méthode, ça reste possible de se lancer comme assistante en se formant soi-même. Vous pouvez suivre des blogs qui parlent de ce métier, apprendre à utiliser les réseaux sociaux et les autres compétences d’une assistante blogueur. Pour commencer, vous pouvez suivre des cours gratuits comme ceux de la plateforme OpenClassroom par exemple. Vous devrez avoir un œil de lynx pour repérer les sources fiables nécessaires à l’apprentissage de ce métier et rester en veille pour ne pas passer à côté des informations importantes. Les chaînes YouTube peuvent aussi vous aider à découvrir le métier plus en détail.
Trouver des clients en freelance
Si l’on peut rédiger un CV et une lettre de motivation avant de chercher un emploi de salarié, trouver des missions en freelance est (légèrement) différent.
Répondre à des appels d’offres
La première idée qui nous vient à l’esprit, c’est de répondre à des offres existantes. Qu’il s’agisse d’une demande publique sur un compte Instagram ou d’un appel d’offres sur un site de recrutement comme Indeed, ça peut être intéressant de répondre à ces demandes directement lorsque l’on débute.
Temps estimé : inconnu ⏳
Prospecter des clients
Et on pense bien sûr à la bonne vieille prospection, autrement appelée candidature spontanée. Le principe est simple : vous repérez un.e entrepreneur.e que vous aimeriez pouvoir aider dans son business. Vous faites un tour d’horizon de ses contenus et de ses offres. Puis vous rédigez un email convaincant dans lequel vous indiquez :
- pourquoi vous le contactez,
- ce que vous pouvez faire pour lui,
- qui vous êtes et quelles sont vos compétences.
Je parie que la prospection vous décourage d’avance, et c’est bien normal. C’est une méthode que je n’affectionne pas particulièrement, parce que l’on va envoyer un email à une personne sans forcément savoir si elle a besoin de nos services. Mais…
C’est un moyen rapide pour trouver des clients quand on est assistante virtuelle ! Le tout est de bien s’organiser pour tenir sur la durée. La prospection, c’est un peu comme passer son bac ou un examen important : vous travaillez toute l’année et d’un seul coup, vous avez des résultats.
Temps estimé : quelques semaines/mois ⏳
Se lancer dans le marketing de contenu
À l’inverse, quand vous créez du contenu autour de votre métier d’assistante virtuelle freelance, ce sont vos prospects qui viennent directement à vous. Oui, vous avez bien lu. Bienvenue dans le monde merveilleux du marketing de contenu. Ici, vous n’avez pas à prospecter et vous pouvez directement tester vos compétences en travaillant sur votre propre stratégie de contenu. C’est précisément la méthode que j’ai choisie. En 2021, j’ai même créé ce blog, sur lequel je vous partage du contenu gratuit chaque semaine. Et cette expérience m’a énormément apportée, que ce soit en termes de compétences, mais aussi pour réussir à mieux comprendre mes propres clientes. 🧠
Mais attention, cette méthode demande, on ne va pas se mentir, plus de travail que les deux premières. Vous devez régulièrement créer du contenu qui répond au besoin de vos prospects, travailler une stratégie cohérente, répondre à vos abonnés si vous êtes sur Instagram, etc.
Pour développer le côté stratégique et aller plus loin, laissez-moi vous donner un exemple : vous êtes une assistante virtuelle spécialisée dans la création de sites WordPress et vous vous adressez à des blogueuses professionnelles. Vous pouvez vous positionner sur Instagram et publier vos posts autour des avantages d’avoir un blog WP, parler des meilleurs plugins à utiliser, ou encore décrire le bénéfice de vos prestations. Tout cela, dans le but de prouver votre expertise et de vous faire connaître.C’est petit à petit que vos prospects vous feront confiance, et viendront à vous pour demander vos services.
Temps estimé : 1 à 4 mois pour les premiers résultats ⏳
S’inscrire sur les sites de freelancing
Les plateformes de freelance comme Malt permettent des transactions sécurisées avec vos clients. Ces sites mettent en relation indépendants et entreprises pour faciliter les collaborations en ligne. L’avantage ? Vous pouvez vous démarquer auprès d’autres professionnelles comme vous. Comme vous êtes assistante virtuelle et que vous allez accompagner vos clients de près, n’oubliez pas de mettre en avant ce qui vous différencie :
- vous êtes créative ? → pourquoi ne pas faire une photo de profil qui en jette ?
- vous aimez la stratégie et le SEO ? → appuyer votre discours sur les projets réalisés, les formations suivies ou les résultats obtenus
- vous souhaitez uniquement travailler pour de grandes entreprises ? → la photo en mode CEO et votre discours seront vos meilleurs alliés.
L’inconvénient majeur de ce type de plateformes est que vous êtes à côté d’autres pro comme vous et pouvez facilement passer à la trappe si vous êtes mal référencée (autrement dit en 5e page quand on tape « assistante virtuelle freelance »). Ce n’est pas la méthode que je vous recommande, mais elle peut vous aider, surtout si elle est couplée au marketing de contenu et au bouche-à-oreille.
Ne vous découragez pas : trouver des clients quand on devient assistante virtuelle peut prendre un peu de temps au départ. Mais le jeu en vaut clairement la chandelle !
Gérer son activité d’assistante
Maintenant que vous avez un agenda bien rempli, l’heure est venue de s’organiser pour mieux gérer votre temps et surtout, ne pas vous éparpiller ou risquer d’y laisser votre santé.
Comment s’organiser quand on est assistante virtuelle ?
C’est bien beau de vouloir s’organiser, mais on commence par quoi ?
👉 Vous verrez que le vide-cerveau est un indispensable quand on veut devenir assistante virtuelle en freelance. En plus de la gestion du business de nos clients, on a aussi besoin d’organiser :
- ses missions,
- ses rendez-vous,
- son administratif,
- ses projets,
- ses échéances,
- etc.
Trouvez un outil rien qu’à vous où vous pouvez écrire vos notes et ce qui vous passe par la tête, les évènements à se rappeler, les rendez-vous, la publication des contenus à ne pas manquer…
En ce qui me concerne, j’utilise simplement l’application Notes de mon iPhone/Mac comme vide-cerveau. Notion est aussi parfait pour prendre des notes et organiser votre activité d’assistante. Je m’en sers pour 90% de mon organisation ! Vous pouvez aussi rédiger vos notes dans un carnet, un agenda, ou une super application comme Todoist (qui a aussi la fonction rappel !).
La to-do-list quotidienne est une méthode ô combien utilisée, et pour cause : ça fonctionne bien. Mais certaines personnes y sont allergiques et sont découragées en voyant tout ce qu’il y a à faire. Si c’est votre cas, je vous conseille plutôt de simplement noter les tâches en mode vide-cerveau, et d’organiser des créneaux de 2 ou 3h pendant lesquelles vous êtes focus sur une mission ou un ensemble de tâches similaires. Cette méthode s’appelle le batching.
Le plus important pour l’organisation de votre activité en freelance, ce sont les rendez-vous clients et les deadlines. N’hésitez pas à les noter et à paramétrer un rappel pour être sûre de ne pas dépasser la date limite. Si vous avez choisi la stratégie du marketing de contenu pour trouver des clients, alors il est impératif de prévoir des plages horaires dédiées à votre communication digitale également !
Les meilleurs outils pour collaborer
Je ne pouvais pas terminer ce billet sans vous parler d’outils pour travailler avec vos clients ! Maintenant que vous êtes à distance, vous ne pouvez plus toquer au bureau d’à côté pour fournir un document. Dans notre domaine, ce temps est désormais révolu : c’est par le web que passeront ces données ! ☁️
C’est parti pour voir quoi utiliser, et dans quels cas :
- Google Drive (stockage + partage)
- Wetransfer (envoyer des fichiers vidéos lourds)
- Gmail (THE outil pour utiliser Google Workspace et partager des documents)
- Google Workspace ou Google Drive (composé de Docs pour le traitement de texte, Sheets pour le tableur, Slides pour les présentations et Forms pour soumettre des questionnaires)
- Canva Pro (pour créer les meilleurs contenus pour vos clients et les partager facilement)
- LastPass (pour accéder aux sites de vos clients simplement)
- ClickUp, Trello ou Notion (pour le partage de process, de textes ou de tableaux d’organisation)
Cette sélection est très simple, mais je tenais à vous rappeler l’importance des outils quand on travaille en ligne. Je ne sais pas ce que je deviendrais sans la suite Google ou Notion ! Même Canva fait partie intégrante de mon quotidien : il n’y a pas un seul jour qui passe sans que je l’utilise.
Dites-moi en commentaire quels sont vos outils préférés !
Devenir assistante virtuelle freelance : ce qu’il faut retenir
Nous l’avons vu ensemble, le métier d’assistante virtuelle présente de nombreux avantages. Entre le statut de freelance, la diversité des missions et la liberté d’entreprendre, il faut aussi penser aux compétences que cela implique d’avoir. À savoir, l’orthographe, l’organisation, la curiosité, le sens du service et… La passion bien sûr !
Après avoir vu les différentes façons de trouver des clients, allant de la prospection au marketing de contenu, vous avez appris (je l’espère de tout cœur !) 2/3 trucs sur l’organisation à avoir quand on veut devenir assistante virtuelle freelance. 😊
Ma question est la suivante : êtes-vous prête à sauter le pas ? Qu’est-ce qui vous retient ? Est-ce que la lecture de cet article vous motive ou au contraire, vous revenez sur une décision que vous pensiez avoir prise ?
J’attends vos retours.
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