Lorsque l’on travaille en ligne & de chez soi, on peut avoir tendance à s’éparpiller et à disperser son attention (surtout si l’on est dans une situation inhabituelle comme le covid). C’est encore plus vrai lorsque l’on n’est pas seule à la maison et que l’on doit cohabiter avec son conjoint ou ses enfants par exemple. Connaître ses objectifs est donc la première étape vers une meilleure organisation dans son business. Je vous donne 4 conseils pour mieux s’organiser au travail et dans votre activité.

Découper & définir ses objectifs

Il arrive parfois que l’on soit tellement occupée par le quotidien que l’on oublie tout simplement les objectifs que l’on s’était fixés. Ça peut être un chiffre d’affaires à atteindre, un nouveau mode de vie (digital nomad) ou encore de développer de nouveaux produits. Bref, si vous avez un objectif en tête, vous travaillerez dans de meilleures conditions et gagnerez à coup sûr de la motivation et donc, plus de productivité. Ce but doit être relié à un pourquoi suffisamment fort et important à vos yeux 🙏

Il est maintenant tant de préciser un peu plus vos objectifs pour les rendre plus actionnables & concrets.

Si vous avez un but en termes de chiffres d’affaires, découpez-le en sous-objectifs : CA trimestriel, CA mensuel… Si vous avez envie de devenir digitale nomad, précisez davantage votre projet. Quand ? Comment ? Pourquoi ? Faites également ce travail si vous voulez lancer de nouveaux produits numériques.

Vous pouvez les écrire dans votre espace de travail, sur votre bureau, sur votre fond d’écran, etc. Le but est évidement de mieux s’organiser au travail en les gardant près de vous pour pouvoir y jeter un œil quand vous le souhaitez et savoir exactement où vous allez.

Programmer ses journées

Avoir des objectifs, c’est bien. Mais vous allez devoir rendre tout ça plus concret pour passer à l’action. Selon moi, on commence d’abord par…

Qualifier ses tâches

Qualifier ses tâches, c’est leur donner des propriétés comme le temps nécessaire à la réalisation et le moment où vous devez les faire. En fait, une simple to-do-list est souvent plus stressante qu’autre chose, parce que vous avez 5 ou 10 choses à faire et que vous n’avez pas de vision sur votre travail. J’ai remarqué que j’étais bien plus efficace lorsque je prenais la peine d’indiquer le temps estimé pour une tâche et que je lui attribuais un bloc de temps défini. Voici un exemple fictif :

To-do-listEmploi du temps
– intégrer l’article de Lisa,
– programmer les posts de Nathalie,
– remplir le tableau statistiques,
– trier mon bureau,
– rédiger un nouvel article,
– préparer ma facturation pour le mois suivant.
14h : intégrer l’article de Lisa (30 min)
14h35 : programmer les posts de Nathalie (20 min)
14h55 : remplir le tableau statistiques (5 min)
15h15 : trier mon bureau (30 min)
15h50 : rédiger un nouvel article (1h),
17h20 : préparer ma facturation pour le mois suivant (2h).
Exemple fictif d’emploi du temps

J’ai pu me laisser un peu de marge pour faire des pauses, mais je sais que je n’aurais peut-être pas le temps de préparer ma facturation du mois. Je mets donc cette tâche en “bonus” pour éviter de culpabiliser si je n’arrive pas à tout faire. J’aurais aussi pu simplement décaler une tâche moins importante pour faire celle-ci en priorité. Vous voyez, en anticipant mon emploi du temps, j’ai déjà une vision plus précise de ma journée et je peux mieux m’organiser dans mon travail. C’est quelque chose que j’ai appris à faire avec le temps et qui m’aide beaucoup à gérer mon quotidien d’assistante blogueurs et mes différentes clientes.

Batcher ses tâches pour gagner du temps

Le multitasking fait partie de votre quotidien ? Si oui, arrêtez tout et essayez le batching.

Quand on s’occupe de plusieurs tâches en même temps, on ne fait que passer de l’une à l’autre sans trop s’attarder sur une seule. On avance petit à petit partout, mais on perd plus de temps qu’autre chose. Vous ne pouvez pas vous concentrer intensément parce que votre attention est dispersée et vous progressez péniblement dans votre to do list. Bref, vous gérez comme vous pouvez !

Si à l’inverse vous décidez de travailler sur une seule chose ou bien plusieurs dont le process se rapproche, c’est là que ça devient intéressant. Vous parviendrez à entrer en phase de concentration intense et irez beaucoup plus vite que si vous aviez répondu à un email entre deux clics. En fait, je vous conseille de séparer vos micro-tâches de vos phases de travail “profond” ou deep work. L’autre avantage de réaliser vos tâches les une à la suite des autres, c’est que vous diminuez votre charge mentale en terminant des objectifs de votre to do list. Et en plus, c’est satisfaisant 🎉

Organiser son espace de travail

Pour gagner du temps dans votre activité, votre espace de travail doit être aussi net que vos objectifs. Je vois clairement la différence entre les journées de travail où mon bureau est rangé et celles où il faudrait vraiment faire du nettoyage.

Quand je vous parle d’espace pour travailler, j’évoque autant votre bureau physique que votre bureau d’ordinateur. Et vous savez aussi bien que moi comme les deux s’encombrent viiite ! Chaque soir, je fais en sorte que rien ne traîne :

  • je range mon bureau et classe ou archive chaque feuille de papier,
  • je remets à leur place tous les dossier sur mon écran d’ordi à l’aide d’un template de fond d’écran que j’ai créé.

Voici un exemples de dossiers à créer pour compartimenter vos données sur votre bureau d’ordinateur :

  • clients,
  • facturation,
  • administratif,
  • vie personnelle,
  • veille,
  • etc.

Choisir une méthode de travail et s’y tenir

L’avantage avec les méthodes de travail, c’est qu’elle prennent en charge une partie de notre organisation et diminuent notre charge mentale. Il existe autant de manières de s’organiser que d’entrepreneur. On peut façonner sa propre méthode ou s’inspirer de ce qui a été fait. J’ai décidé de vous en présenter une seule que personnellement je mixe avec d’autres : la méthode Getting Things Done.

L’art de faire en sorte que les choses soient faites est une méthode inventée par David Allen pour réussir à avancer efficacement et mieux s’organiser au travail. Je suis sûre que vous avez déjà été confrontée à la to do list à rallonge qui n’en finit jamais… En appliquant Getting Things Done, ça diminue drastiquement la liste ! Pour vous la présenter rapidement, cette façon de travailler se décompose en 5 points : 

  • Collecter : notez tout ce qui vous passe par la tête et regroupez toutes les sources de listes en un seul endroit.
  • Traiter : faites la tâche si elle prend moins de 2 minutes, sinon organisez-la.
  • Organiser : 3 choix s’offrent à vous. Vous pouvez reporter la tâche en question, la déléguer et/ou la planifier à la manière de Trello, c’est-à-dire avec toutes les sous-tâches qu’elle comprend.
  • Réviser : il s’agit de tenir un planning des tâches pour connaitre en temps réel celles effectuées et celles qu’il vous reste à faire.
  • Agir : 4 éléments vont définir si vous allez ou non réaliser votre tâche maintenant :
  • l’urgence de la tâche,
  • votre emploi du temps,
  • votre énergie,
  • l’environnement dans lequel vous vous trouvez.

D’après le créateur de la méthode, si nous avons du mal à aller au bout de nos tâches, c’est parce que nos objectifs et tâches sont mal définis. Selon lui, il est important de qualifier et de décrire nos objectifs pour avancer et pouvoir atteindre nos objectifs. C’est cette notion-là qui prime dans la méthode GTD.

Mieux s’organiser au travail : résumé

Pour regagner le contrôle sur votre organisation, vous devez définir des objectifs précis en qualifiant vos tâches, anticiper au maximum votre emploi du temps et préparer vos journées à l’avance. Avoir une méthode pratique comme celle de David Allen est indispensable, mais vous pouvez aussi construire la vôtre sur mesure. Enfin, organisez votre espace de travail et batchez vos tâches pour gagner encore plus de temps et mieux structurer vos journées.

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