Mon organisation en Freelance

Si vous vous demandez comment organiser votre business si vous travaillez en ligne, vous êtes au bon endroit !

Depuis mon lancement en freelance en décembre 2019, j’ai testé plusieurs méthodes pour gérer mon entreprise au quotidien. De la to-do-list quotidienne en passant par le planning à la semaine, sans oublier la mise en place de routines, je suis aujourd’hui plutôt rôdée côté organisation en freelance !

C’est parti pour voir en détail les coulisses de ma méthode.

Ma méthode d’organisation en freelance

Pour gérer mes missions clientes et organiser mon business, j’utilise le célèbre outil Notion. Il m’aide à :

  • Organiser ma micro-entreprise grâce aux pages, dédiées aux différents domaines : administratif, site web, communication digital, marketing, budget, etc.
  • Centraliser toutes mes bases de données : que ce soit la liste des différentes missions pour mes clientes, l’ensemble de mes factures avec le montant et la date des paiements, ou encore mes différents articles de blog à venir.
  • Noter toutes mes idées et organiser des projets : préparer l’année à venir, créer une nouvelle offre, faire un planning éditorial pour une cliente, etc.

Comment je gère mes missions d’assistante virtuelle freelance ?

Je rentre dans Notion le temps passé sur chaque tâche pour faciliter ma facturation. Sur cette même page, j’ai la liste de mes clientes avec pour chacune d’elle, des informations sur la collaboration et les projets en cours. Enfin, j’ai créé un calendrier avec une vue mensuel sur lequel je note 90% des missions, avec :

  • Le temps à prévoir,
  • La deadline,
  • La date de réalisation de la mission, 3 jours avant la deadline lorsque c’est possible pour garder une certaine avance,
  • Une mention pour prioriser mes tâches.

Les 10% restants sont des petites missions ou tâches, soit répétitives, soit que je garde en tête ou note sur ma to-do-list papier.

Mon organisation en Freelance

À lire sur le sujet : Un Assistant Blogueur, c’est quoi ?

Comment je priorise mes tâches en freelance ?

J’ai 4 tags différents pour gérer efficacement mon business. Si j’avais très bien pu mettre « important », « urgent », « projet » et « petite tâche », j’ai préféré opter pour des mentions en fonction de l’ampleur de la tâche, et aussi pour faire en sorte d’être plus productive.

Je vais décortiquer avec vous ma méthode. Pour commencer, je fais en priorité les tâches passives que nous verrons un peu plus tard dans l’article.

Selon moi, il y a 3 grands types de tâches que l’on peut avoir en tant que freelance :

  • les tâches passives ou de gestion,
  • les missions classiques,
  • les projets.

Quels sont les différents types de tâches ?

Les tâches de gestion

Les tâches de gestion concernent tout ce que vous devez faire quand vous êtes auto-entrepreneur, mais qui n’est pas forcément facturé.

Par exemple, répondre à un prospect, envoyer un devis, ou donner votre avis à votre cliente sur la mise à jour de sa formation en ligne. Pour ce dernier exemple, je dois non seulement vérifier le contenu de la formation, mais en plus envoyer un message ou une note vocale à ma cliente. Cela demande donc plus que de simplement répondre à un email. La tâche se découpe en deux temps, je peux donc la rentrer dans Notion et lui attribuer une deadline et un jour, voire un horaire de réalisation.

Rassurez-vous, vous n’êtes pas obligée de tout détailler dans votre outil d’organisation ! Il y a de petites missions que je fais instantanément ou bien que je garde au chaud dans ma tête. Trêve de bavardage, parlons maintenant de ces fameuses tâches passives !

Les tâches passives

Les tâches passives sont des missions qui demandent une action de votre part au démarrage. Pour simplifier, lancer une machine est une tâche passive : vous devez tout programmer, mais votre appareil travaille tout seul. Sans cette action, pas de tâche du tout !

Et dans la mesure où je travaille en collaboration avec mes clientes, elles ont besoin que je sois un minimum réactive vis-à-vis de ces tâches, pour avancer à leur tour et inversement d’ailleurs. C’est pourquoi j’ai pris la décision de toujours commencer par ce type de tâches. Elles sont en plus plutôt rapides, ce qui peut donner le sentiment d’être productif dès le début de sa journée, et c’est un point qui joue beaucoup sur ma motivation.

J’ai tenté de créer mon système d’organisation de freelance en fonction de la productivité que je souhaitais atteindre, tout en prenant en compte ma motivation au quotidien. Je sais que je serais incapable d’abattre de grosses journées de travail si je notais absolument TOUT ce que je devais faire par exemple, car ça me donnerait le sentiment d’avoir une montagne à escalader. Alors pour ma part, je préfère prioriser.

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Les missions classiques

Ce type de tâches prend généralement une à quatre heures. Elles peuvent être organisées facilement et réalisées dans les 3 jours. Ces missions demandent un petit temps de préparation, et une fois commencé, j’ai pour objectif de terminer dans la journée, tout en prenant soin de faire un check le lendemain matin pour vérifier que tout est ok et prêt à être délivré. Si j’ai rédigé un article de blog, je relis tout mon contenu. Si j’ai programmé des posts pour le mois à venir, je vérifie tout en détail. 😊

La revérification du lendemain m’aide à fournir un service de qualité à mes clientes. Je perds parfois un peu de temps à tout revérifier, mais cela fait partie intégrante de mes services en freelance.

Votre organisation de freelance dépend aussi, en effet, de la qualité de service que vous souhaitez proposer. Tout dépend de vous et de votre positionnement de marque !

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Les projets

Les projets s’étalent toujours sur plusieurs jours ou semaines. J’appelle projet tout ce qui compte au moins 5h de travail. Cela peut sembler peu, et pourtant je ne me verrai pas enchaîner 5h de travail d’affilé. Ce qui m’amène au fait que les projets ont en fait besoin de plages de travail sur plus de deux jours.

L’exemple typique que je peux vous donner est la préparation des articles de blog pour le mois prochain. S’il me faut environ 6h pour en rédiger 4, il me faudrait 3h supplémentaires pour créer les visuels, les épingles pour diffuser les articles sur Pinterest, relire, mettre en forme et programmer le contenu. Mais c’est une longue mission que je ne peux faire en une seule journée ! En théorie, c’est possible. 😊 Mais à vouloir être trop productif, on en vient parfois à bâcler son travail et on prend le risque de louper les étapes et même, de faire des erreurs. C’est pourquoi j’anticipe toujours les projets pour les étaler dans le temps.

Si je reprends l’exemple des articles de blog, je prépare tranquillement le plan des articles en milieu de mois. Je rédige un premier jet en quelques heures, puis je laisse reposer. Là, tout dépend des missions du mois : soit je passe directement à la création des visuels, puis je patiente quelques jours et intègre le tout sur WordPress. Soit j’attends une petite semaine et je fais les dernières étapes en un seul coup, avec bien sûr une dernière relecture finale.

Pour gérer efficacement mes projets, mon obligation numéro 1 est de commencer le plus tôt possible la partie qui nécessite le plus de temps (à savoir, la rédaction dans ce cas précis). Je peux ensuite me concentrer sur d’autres tâches et ne pas avoir l’impression de faire toujours la même chose. Bien sûr, certain.e.s freelances adorent passer plusieurs jours d’affilés à se plonger dans un projet. 😊 Là encore, ça dépend de vous et votre façon de travailler.

Les tâches autres

Il y a évidemment des imprévues et des tâches qui viennent se rajouter ou s’allonger. 😊 Ça peut-être de donner mon avis sur un contenu long, programmer un email, suivre certaines statistiques…

C’est l’une des raisons pour lesquelles j’ai choisi de garder du temps libre. Même si je pourrais travailler plus, je privilégie :

  • la qualité de mes services,
  • la qualité de ma vie de freelance.

Je préfère largement avoir le temps de m’organiser comme je le souhaite et éviter le stress des deadlines imminentes. Je tenais aussi à garder du temps pour ce blog et pour profiter de mes proches.

Quelle organisation pour ma micro-entreprise ?

Je vais certainement vous décevoir, mais je n’ai pas de semaine type d’entrepreneur. 😊 Je fais partie de ces personnes qui haïssent la routine au plus haut point !

Mais je dois bien avouer qu’il y a toujours des tâches qui se répètent.

Mon organisation en Freelance

Pour vous donner une idée…

Chaque jour :

  •  Je vérifie WhatsApp (que j’utilise à titre pro uniquement) plusieurs fois pour être sûre qu’aucun message ne soit laissé sans réponse,
  • Je vais sur Instagram pour répondre aux DM et aux commentaires,
  • Je traite les urgences,
  • Je vérifie les tâches & missions de la veille,
  • Je consulte mes emails et traite l’important,
  • Je vous partage des anecdotes et conseils sur Instagram dans la mesure du temps disponible et de mon humeur.

Et…

  • Je fais des pauses toutes les heures ou quasiment,
  • Je travaille quand je me sens opérationnelle,
  • Je n’hésite pas à arrêter pendant une heure s’il le faut quand je suis peu productive ou pas concentrée,
  • Je supprime le superflu quand je suis malade et je m’arrête dans la mesure du possible,
  • Je déconnecte du travail presque tous les soirs devant une série (les livres ou toute activité autre que votre métier de freelance, ça fonctionne aussi).

Je tenais à repréciser ces points importants.

Chaque semaine :

  • Je commence au moins un nouveau projet pour anticiper,
  • Je regarde mon calendrier Notion pour être sûr que je suis dans les temps,
  • Je crée du contenu pour mon compte Instagram ou ce blog,
  • Je fais des routines Instagram pour mes clientes,
  • Je réponds aux commentaires du blog de l’une de mes clientes,
  • Je gère les différents comptes Pinterest,
  • Je fais de la veille sur les réseaux sociaux, Google, YouTube et Pinterest.

Et…

  • Je vois l’une de mes amies,
  • Je partage du temps de qualité avec mes proches le week-end,
  • Je déconnecte au moins un jour par semaine.

Chaque mois :

  • Je gère la comptabilité et je fais et envoie mes factures,
  • Je fais le point sur les missions du mois prochain,
  • Je communique avec mes clientes sur les missions en cours et à venir,
  • Je mets à jour l’avancée de mes objectifs business dans Notion (financiers, développement personnel, but à atteindre…)
  • J’envoie d’éventuels devis et je fais des calls découverte,
  • Je recherche de nouvelles pépites (outils, formations…) pour mon activité en ligne,
  • Je renouvelle mes idées de contenus et je les produis !

Et…

  • Je prends 2 à 3 après-midis ou matinées off,
  • Je pars en région parisienne une fois dans le mois pendant 4 jours, incluant un jour off de déplacement),
  • Je tente de faire une sortie pour voir la civilisation (#teamcasanier, montrez-vous en commentaire !).

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Mes objectifs en termes d’organisation

C’est quoi la suite ? Je vous avoue qu’en tant que fan d’organisation et de productivité, je suis parfois tentée de tout planifier à l’avance et de trouver tous un tas de méthodes pour aller plus vite 🤓 Et plus j’avance, plus finalement cette planification m’aide fortement dans mon activité !

Faire ma to-do-list la veille pour le lendemain m’aide à rester focus et concentrée. Ça peut paraître bête et simplet, et pourtant c’est une sorte d’engagement vis-à-vis de moi-même. En notant mes tâches à l’avance, je suis bien plus à même de terminer cette to-do le lendemain. C’est quelque chose qui fonctionne pour moi ! J’essaie aussi d’automatiser un maximum de choses, comme le calcul de mes factures.

D’ailleurs…
J’avance sur la création d’un tableau automatisé sur Notion pour la facturation quand on est freelance. Dites-moi en commentaire si vous seriez intéressé par un tel outil (#0prospectionpromis). Ça me donnera une idée du potentiel de cet outil pour les auto-entrepreneuses et pourquoi pas, des questions ou de vos besoins sur cette automatisation.

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