Vous avez réussi à développer votre activité sur le web 🎉 Votre business grandit de jour en jour et vous aimeriez faire appel aux services d’un assistant virtuel ? Quand on recherche son bras droit, on n’a pas forcément de vision claire sur les missions que l’on souhaite lui demander… Je vous donne donc 20 idées de tâches faciles à déléguer à son assistant web. Bonne lecture !

1/ Créer du contenu pour Instagram

L’une des tâches les plus chronophages quand on développe son business en ligne est sans doute la création de contenus pour les réseaux sociaux. Dans mon cas, c’est sur Instagram que je me focalise. J’ai appris à m’en servir et je l’ai testé pendant plusieurs mois avant d’avoir de bons résultats. Et en plus d’être répétitif, la création de contenu demande de l’énergie. Il faut trouver des idées, être créative, & toujours apporter de la valeur ! Bref, c’est l’une des tâches les plus bénéfiques à déléguer pour son emploi du temps 😊

2/ Répondre aux emails

Redondants et sensiblement toujours les mêmes, les emails peuvent être facilement délégués. Avant toute chose, je vous conseille d’en dire davantage à votre assistant sur votre client idéal et sur votre ligne éditoriale, le but étant de répondre aux mieux aux différents interlocuteurs. Vous pouvez commencer par déléguer une seule catégorie de messages grâce à un tag pour limiter les interactions au sein de l’équipe. Ensuite, n’hésitez pas à faire des points réguliers sur les emails reçus et les demandes d’informations commerciales.

3/ Regarder ses statistiques

Pour déterminer les actions à forte valeur ajoutée qui ont un bon ROI, vous pouvez tenir à jour un tableau des statistiques. Et demander à votre assistant web d’en créer un sur Google Sheets qu’il remplira chaque semaine.

💡 Plutôt que de regarder le nombre d’abonnés que vous avez sur Instagram, regardez plutôt votre taux d’engagement. Idem pour votre blog : concentrez-vous sur le taux de rebond plutôt que le nombre de visites pour optimiser votre expérience utilisateur.

4/ Créer des produits digitaux

Vous avez envie de vous lancer dans la création d’une nouvelle offre digitale ? Si vous travaillez avec un assistant virtuel, collaborer ensemble sur un infoproduit va certainement permettre de décupler vos résultats. Et la création & promotion de la formation peuvent être une belle expérience à mener à deux (ou plus !). Armez-vous de votre meilleur outil d’organisation digitale et commencez à imaginer votre projet. En fonction de votre façon de fonctionner, vous pouvez déléguer des tâches à votre assistant, ou travailler main dans la main avec lui sur un plan plus stratégique. Je vous conseille quand même de déléguer un maximum de choses dans ce cas-là (dont celles qui vous font le plus procrastiner) afin de garder la motivation tout au long de votre lancement !

5/ Monter des vidéos

Le montage vidéo est nécessaire pour publier du contenu sur YouTube ou créer du contenu pour vos formations en ligne. Certaines l’adorent, d’autres le détestent ! La plupart des assistants web spécialisés dans le blogging connaissent le montage vidéo et sont capables de produire des contenus “classiques“, type formations. D’autres personnes comme les monteurs vidéos sont plus spécialisées encore une fois. Bref, si vous n’aimez pas le montage ou que vous y passez trop de temps à votre goût, vous n’êtes absolument pas obligée de le faire vous-même 😊 (surtout si vous avez la possibilité de déléguer).

6/ Rédiger & optimiser des articles pour le référencement naturel

Si vous n’avez pas assez de temps pour rédiger vous-même vos articles de blog, un assistant virtuel formé aux techniques SEO peut tout à fait prendre en charge cette partie de votre activité. Vous pouvez aussi déléguer uniquement :

  • la rédaction,
  • la structure,
  • les recherches,
  • la promotion,
  • l’optimisation SEO,
  • l’intégration.

7/ Créer des épingles Pinterest

La création d’épingles Pinterest apporte indirectement du trafic à votre site. Peut-être que vous avez envie de continuer de vous en occuper vous-même. Mais si vous voulez le déléguer, expliquez à votre assistant la stratégie menée jusqu’à présent pour qu’il puisse reprendre facilement le travail effectué. N’oubliez pas de lui partager également votre palette de couleurs sur Canva ainsi que les templates de vos épingles.

📌 Si tu veux me suivre sur Pinterest, c’est par ici !

8/ Animer le groupe Facebook

Créer et animer un groupe Facebook est souvent porteur de résultats. Cette action permet de créer une communauté engagée autour de ce que vous proposez 🌱 Parfois gérer votre groupe devient redondant à cause des dizaines de demandes d’adhésion que vous recevez par semaine, ainsi que les messages de nouveaux membres. En gardant en tête la stratégie de votre groupe, c’est encore une tâche que vous pouvez déléguer.

9/ Uploader une vidéo sur YouTube

Vous êtes citadine ou vous vivez à la campagne ? Vous savez pourquoi je vous pose cette question…

Mettre une vidéo sur YouTube peut être un vrai parcours du combattant. Et il m’arrive parfois de gérer cette partie de l’activité de mes clientes (même si j’habite en Normandie et que je suis étonnée d’avoir un aussi bon débit). Mais c’est peut-être quelque chose qui vous prend aussi du temps, et vous n’êtes pas là pour gérer les problèmes de réseau 😊

💡 Pour réduire le poids de vos vidéos et les importer plus rapidement sur YouTube, vous pouvez utiliser un encodeur.

10/ Rédiger & corriger les sous-titres YouTube

Que ce soit pour être visible par toutes et tous ou pour améliorer son référencement, la correction des sous-titres YouTube est encore une tâche à laquelle vous pourriez avoir besoin de penser (pour votre visibilité, pour travailler votre SEO dans la durée, etc.). Certaines s’en occupent, mais on va être honnête : peu de youtubeuses ou webentrepreneures prennent le temps de remplir les sous-titres de leurs vidéos (c’est bien pour cela que c’est un atout pour vous de le faire !). Gardez à l’esprit que cette tâche pourra toujours vous aider en termes de recyclage de contenus (exportez les sous-titres pour avoir un article de blog), et c’est telleeement facile à déléguer !

11/ Créer un cours de formation avec son assistant web

Mettre en forme un PowerPoint a beau être très satisfaisant, ça peut vite devenir un investissement trop important en termes de temps. Alors si vous avez 3 cours de formation, ça devrait aller 😉 Mais si vous voulez sortir une offre payante qui délivre chaque jour de nouvelles vidéos pendant 8 semaines… N’hésitez pas à vous faire accompagner si vous en avez la possibilité ! Vous gagnerez des journées de travail et plus de sérénité.

12/ Intégrer du contenu sur WordPress & rechercher des images

45 minutes, c’est le temps que je mets pour intégrer certains articles de l’une de mes clientes. Uploader son contenu, ça prend aussi beaucoup de temps. Plusieurs micro-tâches sont à réaliser avant de publier un billet de blog. Je vous donne des exemples :

  • correction,
  • recherche de synonymes,
  • recherche d’images,
  • création d’épingles,
  • mise en forme (gras, italique, liens),
  • ajout de call to action,
  • paramètrage SEO,
  • etc.

Si vous publiez à un rythme régulier (au moins une fois toutes les deux semaines), c’est une tâche que vous pouvez facilement demander à votre assistant. C’est souvent l’une des premières choses que l’on me demande et cela aide mes clientes à se focaliser uniquement sur la création pure.

💡 Si vous n’avez pas de process défini pour la mise en forme de vos articles, vous pouvez enregistrer en direct l’intégration d’un de vos contenus pour aider votre assistant à prendre le relai.

13/ Structurer une page À Propos ou Qui suis-je ?

Cette page est certainement l’une des plus difficiles à rédiger sur son blog (c’est votre cas ?) ! Parler de vous vous met peut-être dans l’embarras. Ou alors vous ne savez pas sur quoi mettre l’accent… Mais c’est aussi l’une des pages les plus visitées ! Pour l’améliorer, avoir un regard extérieur est toujours intéressant. Vous pouvez d’ailleurs mettre à jour vous-même votre page, tout en ayant la vision objective et stratégique de votre assistant

14/ Créer un calendrier éditorial pour le blog et les réseaux sociaux

Que dire… Le calendrier éditorial est le support idéal pour produire du contenu de qualité et stratégique ! Je suis persuadée que vous en utilisez un, surtout si vous êtes présente sur plus de 3/4 plateformes de communication. Et je sais aussi que ça peut vous prendre des heures chaque semaine. Déléguez la planification de contenus pour ne plus avoir à y penser et gagner un temps précieux. Vous pouvez fournir à votre assistant un template de calendrier éditorial ou lui demander d’en créer un nouveau sur votre espace de travail.

15/ Analyser la concurrence

Ce qui vous différencie de vous collègues (je préfère laaargement les appeler comme ça 😉), c’est votre facteur de différenciation : prix, audience, proposition de valeur, promesse, etc. Il y a forcément une raison qui fait qu’une personne achètera votre offre plutôt qu’une autre. Faire une veille concurrentielle vous garantit de pouvoir communiquer avec vos valeurs et votre ligne éditoriale en vous différenciant de vos concurrents, et pourquoi pas de vous inspirer de leurs contenus.

16/ Créer des bonus de formation

Vous pouvez offrir à vos élèves tout un tas de bonus au cours de leur formation. Un résumé PDF, une vidéo supplémentaire, un process, une fiche du programme ou même une attestation de fin de formation… Et vous avez certainement déjà mis en place ce type de contenu pour vos étudiants. Votre assistant peut s’en charger à votre place et créer des dossiers harmonisés à votre charte graphique. Les workbook sont particulièrement chronophages à réaliser, surtout vous les faites sur Canva.

💡 Si vous êtes seule aux commandes, préférez Word ou Google Docs pour créer vos workbook. Pourquoi ces outils ? Ils permettent d’automatiser l’écriture des bas de pages & numéros de pages (encore un gain de temps !), ce que ne propose pas Canva.

17/ Retranscrire un épisode de podcast

La retranscription d’épisode de podcast vous donne plusieurs façons de recycler votre contenu :

  • en article de blog,
  • en post Instagram,
  • en Story,
  • en vidéo YouTube,
  • etc.

L’avantage, c’est que vous pouvez le déléguer facilement !

À lire sur le sujet du podcast : Comment Créer son Podcast ?

18/ Organiser un projet ou créer un espace de travail avec son assistant web

Vous voulez sortir une nouvelle formation, mais vous ne savez pas comment vous organiser à côté de votre activité quotidienne (production de contenus & cie) ? La gestion de projets peut vous aider à résoudre ce problème ! La création d’un vrai espace de travail peut s’avérer utile si vous n’aviez pas de système d’organisation à votre service. Vous pouvez confier cette tâche à votre assistant pour travailler main dans la main avec lui sur ce projet et mieux vous concentrer sur la formation.

19/ Créer des process efficaces

Ahhh les process… Comment ferait-on pour publier ses articles sans oublier de renseigner une métadescription ? Ils sont nécessaires pour :

  • rester organisé et structuré,
  • diminuer sa marge d’erreur,
  • et sa charge mentale.

Je vous conseille de planifier la mise en place de process dès maintenant si vous n’avez pas encore mis le nez dedans. Ou de commencer à les créer petit à petit pour mieux déléguer le jour où vous en aurez besoin. Pour cela, vous pouvez utiliser Trello ou un autre outil pour créer des listes. Une app de prise de notes toute simple peut très bien faire l’affaire : Evernote, Bear, etc.

💡 Conseil pratique : si vous avez trouvé l’outil qui convient parfaitement à votre activité, essayez au maximum de regrouper toutes les données relatives à votre business à cet endroit.

20/ Élaborer une stratégie social media

Si vous continuez à poster pour poster, peut-être que vous vous dites qu’il serait temps d’élaborer une stratégie de contenus. Vous devez réfléchir et savoir à qui vous vous adressez, où, comment et pourquoi. Avec le regard stratégique de votre assistant s’il maîtrise la communication digitale, vous pouvez créer ensemble une nouvelle ligne éditoriale pour diffuser encore mieux votre message, mieux connaître votre client idéal et mieux s’adresser à lui grâce à du contenu pertinent.

20 tâches à déléguer à son assistant web : résumé

Avoir un business en ligne, c‘est des heures et des heures de travail chaque jour, semaine et mois. Production de contenus, plateformes à gérer, comptabilité, administratif, analyse, stratégie, micro-tâches, esthétique, cohérence, etc. Certaines tâches sont indispensables, et d’autres ne vous apporteront pas de résultat instantané. Mais elles optimisent votre business et vous permettent de vous développer en termes de communication, de gestion, d’organisation et de productivité. Le but n’est pas de tout déléguer, mais de déléguer ce qui est essentiel pour garder le cap et pérenniser votre activité avant tout. À savoir :

  • les tâches pour lesquelles vous procrastinez,
  • les tâches énergivores.

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